Izin Perjalanan Dinas LN

Kenapa Harus Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri?

• Dasar Legalitas Penugasan
• Persyaratan penerbitan paspor dinas, exit permit, dan rekomendasi visa dinas
• Kelengkapan administrasi pertanggungjawaban keuangan dan kepegawaian

Sumber Pembiayaan

• Pembiayaan APBN (termasuk biaya registrasi, lumpsum, tiket pesawat, dll)
• Donor
• Biaya Sendiri

Jenis Kegiatan yang memerlukan izin PDLN

• Tugas Belajar (Diploma, Sarjana, Master, Doktoral, Post-Doktoral)
• Sidang/ Pertemuan Internasional/ Meeting/ Diskusi
• Training/Pelatihan
• Semina/ Simposium/ Workshop
• Studi Banding/ Benchmarking
• Penelitian
• Pameran/ Promosi
• Tenaga Ahli Indonesia

Kelengkapan Dokumen

1. Tugas Belajar Baru:

• Surat pengantar dari Pimpinan Fakultas untuk melanjutkan Studi S3 (Program Doktor) sesuai surat edaran terbaru dari Wakil Rektor Bidang Administrasi, Umum, Perencanaan, dan Keuangan https://my.unri.ac.id/TUBELPNS
• LoA (Letter of Acceptance)
• Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri
• Surat Perjanjian Tugas Belajar
• Surat keterangan pembiayaan dari sponsor atau surat tugas (sebutkan kisaran dana jika dibiayai APBN)
• Surat keterangan biaya sendiri jika terdapat komponen pembiayan yang ditanggung pribadi yang ditandatangani di atas materai (Format https://my.unri.ac.id/keteranganbiayasendiri1)
• Surat Tugas dari Pimpinan Fakultas untuk melanjutkan studi
• Daftar Riwayat Hidup (Format https://my.unri.ac.id/FormatCV)
• Scan KTP dan Paspor yang masih berlaku
• CLEARANCE Baru bila ke Taiwan

2. Perpanjangan Tugas Belajar

• Surat pengantar dari pimpinan Fakultas untuk melakukan perpanjangan studi S3 (Program Doktor) sesuai surat edaran terbaru dari Wakil Rektor Bidang Administrasi, Umum, Perencanaan, dan Keuangan https://my.unri.ac.id/TUBELPNS
• Surat Tugas
• Surat Perjanjian Tugas Belajar (atau SK Tubel)
• LoA (Letter of Acceptance) baru
• Surat Pembiayaan Baru (sesuai periode perpanjangan), Progress Report, SP Setneg Lama
• Surat Tugas baru dari Pimpinan Fakultas untuk memperpanjang masa studi
• Daftar Riwayat Hidup (Format https://my.unri.ac.id/FormatCV)
• Scan KTP dan Paspor yang masih berlaku
• CLEARANCE Baru bila ke Taiwan

3. Kunjungan Singkat 

• Surat pengantar dari pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga untuk melakukan Perjalanan Dinas Luar Negeri, sesuai surat edaran terbaru dari Wakil Rektor Bidang Administrasi, Umum, Perencanaan, dan Keuangan https://my.unri.ac.id/TUBELPNS
• LoA (Letter of Acceptance)
• Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri
• Surat keterangan pembiayaan dari sponsor atau surat tugas (sebutkan kisaran dana jika dibiayai APBN)
• Surat keterangan biaya sendiri jika terdapat komponen pembiayan yang ditanggung pribadi yang ditandatangani di atas materai (Format https://my.unri.ac.id/Biayaperjalanansingkat)
• Daftar Riwayat Hidup (Format https://my.unri.ac.id/FormatCV)
• Dokumen pendukung lainnya seperti naskah perjanjian/MoU/MoA yang akan ditandatangani pada saat kunjungan
• KAK (Kerangka Acuan Kegiatan)

4. Student Exchange 

• Surat pengantar dari pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga untuk melakukan Perjalanan Dinas Luar Negeri, sesuai surat edaran terbaru dari Wakil Rektor Bidang Administrasi, Umum, Perencanaan, dan Keuangan https://my.unri.ac.id/TUBELPNS
• LoA (Letter of Acceptance)
• Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri
• Surat keterangan pembiayaan dari sponsor atau surat tugas (sebutkan kisaran dana jika dibiayai APBN)
• Surat keterangan biaya sendiri jika terdapat komponen pembiayan yang ditanggung pribadi yang ditandatangani di atas materai (Format https://my.unri.ac.id/Biayaperjalanansingkat)
• Daftar Riwayat Hidup (Format https://my.unri.ac.id/FormatCV)
• Dokumen pendukung lainnya seperti naskah perjanjian/MoU/MoA yang akan ditandatangani pada saat kunjungan
• KAK (Kerangka Acuan Kegiatan)

Pembuatan Paspor Dinas

1. Surat Persetujuan Setneg
2. Scan KTP
3. Scan Karpeg/KTA/SK PNS terakhir dilegalisir
4. Scan Akta lahir atau Akta Nikah atau Ijazah SD/SMP/SMA
5. Scan KK
6. Poto Setengah Badan
7. untuk Poto : Baju formal, Back ground putih, tidak boleh tertawa terlihat gigi, usahakan tidak pakai kaca mata dulu saat diphoto. Pria : memakai jas dan dasi gelap, dahi tdk tertutup poni/rambut. Wanita yg hijab : hijab Jangan putih, mata dan dahi jangan ditutup semua

Syarat Penerbitan Exit Permit 

1. Surat Persetujuan Setneg
2. Paspor Dinas
3. Dokumen tambahan lainnya (jika diperlukan)

Syarat Penerbitan Clearance 

(Apabila perjalanan dinas ke Taiwan) yang dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia : Dasar KEPPRES No. 48/1994 tentang pemulihan Hubungan Bilateral RI-RRT “One China Policy” . Mengingat bahwa Indonesia dan Taiwan tidak memiliki hubungan diplomatic, selama berada di Taiwan, kepada pihak yang melakukan perjalanan dinas ke Taiwan agar :Menjaga sifat kunjungan tidak resmi dan tidak dalam kerangka kerjasama G-to-G;

1. Menghindari adanya publisitas dan kontak resmi dengan “Pejabat Taiwan”;
2. Tidak menggunakan paspor dinas dan atribut kenegaraan seperti bendera dalam pertemuan;
3. Tidak mengeluarkan penyataan yang bertentangan dengan isi dan jiwa MoU mengenai normalisasi hubungan diplomatic antara RRI dan RRC;
4. Tidak menandatangani sesuatu dokumen yang merujuk pada adanya sebutan “Republic of China”, “Govenrment” ataupun “Minister/Ministry” of the “Republic of China”;
5. Tidak menggunakan papan nama “Republic of China” dalam konferensi, pertemuan maupun upacara penandatanganan apapun, bila dianggap perlu dapat menggunakan papan nama “Chinese Taipei”.

Adapun syarat pengurusan CLEARENCE adalah sebagai berikut :

1. Surat Pengantar Pembuatan SP Setneg
2. LoA (Letter of Acceptance)

Permasalahan Umum

1. Kepatuhan Terhadap Prosedur

• Tenggat waktu pengajuan
• Kelengkapan berkas
• Ketidaktelitian K/ L dalam
• mengisi data permohonan PDLN
• Penyalahgunaan akun SIMPEL

2. Pelanggaran Etika Birokrasi dalam Administrasi PDLN

• Pemalsuan surat undangan
• Kegiatan yang diajukan tidak
• dilaksanakan
• Memanipulasi pengisian form SIMPEL

3. Urgensi PDLN

• Relevansi kegiatan dengan tusi
• Jumlah dan kesesuaian peserta
• Kredibilitas Mitra Luar Negeri

4. Kepatuhan Terhadap Kewajiban Pelaporan

Maksimal dua minggu setelah kegiatan, peserta harus sudah melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan PDLN melalui aplikasi

Pengusulan perjalanan dinas luar negeri harus diajukan ke Pusat Urusan Internasional LPPMP Universitas Riau, selambat-lambatnya 24 hari kerja sebelum rencana tanggal keberangkatan melalui email : internationalcenter@staff.unri.ac.id dalam bentuk PDF

Setelah kepulangan, peserta wajib menyampaikan laporan PDLN kepada Kemensetneg melalui PUI dengan (Format https://my.unri.ac.id/LaporanPDLN)

Sumber Referensi Perjalanan Dinas Luar Negeri

• Kementerian Sekretariat Negara Download
• Kementerian Luar Negeri Download
• Kementerian Hukum dan HAM Download
• Kementerian Keuangan Download
• Kementerian Dalam Negeri Download